20 نکته در رابطه با آداب معاشرت در تلفنهای تجاری

[L²evi]

آداب مکالمات تلفنی با مشتریان

 

1. ابتدا خود را معرفی کنید .خیلی واضح صحبت کنید و موقع حرف زدن لبخند بزنید .

 

2.قبل از اینکه کسی را که با شما تماس گرفته است ، پشت خط انتظار نگهدارید از او برای این کار اجازه بگیرید و از آنها به خاطر پذیرش انتظار  تشکر کنید.

 

3.بهتر است به جای آنکه آنها را خیلی  پشت خط انتظار قرار دهید به انها بگویید در اسرع وقت با آنها تماس خواهید گرفت .اگر انها خودشان دوباره با شما تماس گرفتنند این به این معنی است که شما آنها را خیلی منتظر نگاه داشته اید.

 

4. وقتی قول می دهید که دوباره با آنها تماس خواهید گرفت سعی کنید به قول خود عمل کنید و تماس مجدد را فراموش نکنید.

 

5.اجازه ندهید تلفن محل کارتان بیشتر از 3 بار زنگ بخورد.

 

6. همیشه از یک تن صدای آرام و دوستانه استفاده کنید.

 

7.وقتی کسی با شما صحبت می کند هر گز حرف وی را قطع نکنید.

 

8.هر گز با کسی که به شما زنگ زده است وارد جر و بحث نشوید.

 

9. وقتی که در بخش پذیرش هستید مراجع عصبانی را معطل نگاه ندارید.

 

10.سعی کنید به برقرای ارتباطات تلفنی شخصی در محل کار عادت نکنید .

 

11. وقتی که مشغول صرف غذا یا جویدن هستید هیچ تلفنی را جواب ندهید.

 

12.کاری نکنید که طرف پشت خط متوجه شود شما عجله دارید بهتر است وقتی با انها تماس بگیرید که بتوانید زمان کافی در اختیار انها قرار دهید . دلیلی وجود داشته است که انها با شما تماس  گرفته اند.

 

13.سعی کنید یاد بگیرید که چه طور می توان در کمال آارامش و احترام  از پس چند مکالمه تلفنی با هم برآمد .

 

14. هنگام که روی پیغام گیر برای شما  پیام گذاشته اند در اسرع وقت ممکن  با طرف مقابل تماس بگیرید .

 

15.هنگامی که لازم است مدیریت یا یکی از اعضای دیگر در تیم اجرایی با فردی که برای وی پیغام گذاشته است تماس بگیرید .ابتدا شماره را بسیار واضح بیان کنید و بهترین زمان ممکن را برای برقرای ارتباط اینچنینی در نظر بگیرید.

 

16. هنگامی که فردی در رابطه با پرداختهای مالی به شرکت دچار تخلف شده است شما  هرگز برایش پیغام مستقیم  نگذارید بلکه از وی بخواهید تا در این رابطه با " واحد حسابداری" تماس بگیرد

 

17. اگر قرار است  تعداد زیادی ارتباط تلفنی برقرار کنید این کار را در خلوت انجام دهید . درجایی که به علت هجوم  مراجعان دیگر شلوغ است این کار را انجام ندهید.

 

18. در صورت امکان یک تلفن مخصوص برقرای ارتباط مراجعان در نظر بگیرید

 

19.فبل از ساعت 8 صبح و بعد از ساعت 9 شب به منزل بیماران یا دیگر مراجعان زنگ نزنید مگر اینکه به آنها قول داده بودید که باآنها تماس خواهید گرفت.

 

20 .هنگامی که می خواهید تمایس تلفنی را قطع کنید همیشه اول مطمن شوید طرف مقابل مکالمه را قطع کرده است .در غیر اینصورت گوشی را بسیار آ رام قطع کنید.

 توصیه می کنیم که کارکنان اماکن تجاری از تلفن های استفاده کنند که به همراه یک هد ست می تواند آن را در محیط کار همه جا  بهمراه داشته باشند.این کار مشکل گذاشتن گوشی را قطع می کند چون با فشار دادن یک دکمه روی هدست مکالمه تلفنی قطع می شود.در ضمن کارکنان مجبور نخواهند بود برای برقرای مکالمات کنار میز خود باشند..چون می توانید وقتی هم که کنار میز کار خود نیستید مکالمات خود را پاسخگو باشید .

 

اگر می خواهید در رابطه با تهیه مدل خاصی از این نوع وسایل به شما توصیه کنم لطفا با من تماس بگیرید .من ادعا نمی کنم نکاتی که در این لیست ذکر شده اند بهترین شیوه های برقراری ارتباطات تلفنی تجاری  هستند اما برای شروع بسیار خوب عمل می کنند.

 

اگر یکی از نکاتی که در بالا ذکر شد در محیط کار شما کاربرد ندارد من توصیه می کنم که حداقل به آن توجه کنید و اگر هم که کار برد  دارد شما را تشویق می کنم که سریع از آن در مکالمات تجاری جاری در محیط کار خود استفاده کنید.